Polityka prywatności

1 Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności („Polityka") wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych, w tym ich zbierania, wykorzystywania, przechowywania i ujawniania, gdy:

1. odwiedzasz lub w inny sposób korzystasz ze strony internetowej www.fitek.com („Strona");
2. podmiot, dla którego pracujesz lub który reprezentujesz, zamierza zawrzeć lub zawarł z nami umowę, w tym utworzył dla Ciebie konto;
3. otrzymujesz newsletter i/lub inne komunikaty w ramach marketingu bezpośredniego;
4. kontaktujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, Strony lub innych kanałów komunikacji;
5. prosisz o prezentację demonstracyjną („demo");
6. podejmujesz inne działania na Stronie lub w ramach Usług, które skutkują otrzymaniem i przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych.

Oferujemy przedsiębiorstwom platformę do zarządzania fakturami („Usługi"). Ochrona prywatności jest dla nas ważna, dlatego dokładamy odpowiednich starań, aby chronić dane osobowe i przetwarzać je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z niniejszą Polityką oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO") oraz innymi właściwymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Jeżeli przekazujesz nam dane osobowe dotyczące osoby trzeciej, np. pracownika, członka zarządu, współpracownika lub innej osoby związanej z Twoją organizacją, jesteś zobowiązany poinformować tę osobę o treści niniejszej Polityki.

2 Administrator danych

Dla celów przetwarzania danych osobowych wskazanych w punkcie 4 niniejszej Polityki administratorem Twoich danych osobowych jest podmiot z grupy Fitek, z którym wchodzisz w relację lub kontakt, w szczególności ten, z którym komunikujesz się, zawierasz umowę lub którego Usługi są Ci udostępniane.

W odniesieniu do użytkowników, klientów, leadów i osób kontaktujących się z nami na rynku polskim administratorem danych osobowych jest co do zasady:

Dane kontaktowe pozostałych podmiotów z grupy są następujące:

3 Kategorie i źródła danych osobowych

Dane osobowe to wszelkie informacje, które pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną bezpośrednio lub pośrednio. W zależności od celu i kontekstu możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

3.1. Dane przetwarzane w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy oraz utworzeniem konta

W związku z zawarciem i obsługą relacji umownej z podmiotem, dla którego pracujesz lub który reprezentujesz, a także w celu utworzenia konta, możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• numer identyfikacyjny,
• służbowy adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane podmiotu, dla którego pracujesz lub który reprezentujesz, np. nazwa i numer rejestrowy,
• stanowisko.

Dane te dalej nazywamy „Danymi podstawowymi".

3.2. Dane komunikacyjne

Jeżeli kontaktujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, Strony lub innych kanałów komunikacji, możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• służbowy adres e-mail,
• numer telefonu,
• datę i godzinę kontaktu,
• treść wiadomości.

Dane te dalej nazywamy „Danymi komunikacyjnymi".

3.3. Dane marketingowe

W celach marketingowych, w tym w celu przedstawienia demo, możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• służbowy adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane podmiotu, dla którego pracujesz lub który reprezentujesz,
• stanowisko.

Ponadto możemy uzupełniać dane przekazane nam bezpośrednio o informacje pochodzące z publicznie dostępnych źródeł, takich jak LinkedIn lub krajowe rejestry przedsiębiorców.

Dane te dalej nazywamy „Danymi marketingowymi".

3.4. Dane techniczne i dane logów

Podczas korzystania ze Strony nasze serwery mogą automatycznie rejestrować standardowe dane przekazywane przez przeglądarkę internetową lub urządzenie, które mogą obejmować dane osobowe, w szczególności:

• adres IP urządzenia,
• typ i wersję przeglądarki,
• odwiedzane podstrony i czas spędzony na każdej z nich,
• datę i godzinę wizyty,
• aktywność systemową urządzenia,
• ustawienia sprzętowe.

Dane te dalej nazywamy „Danymi logów".

3.5. Dane urządzenia

Możemy również zbierać dane dotyczące urządzenia wykorzystywanego do uzyskania dostępu do Strony, takie jak:

• typ urządzenia,
• system operacyjny,
• unikalne identyfikatory urządzenia,
• ustawienia urządzenia,
• typ przeglądarki,
• model sprzętu,
• dostawca usług internetowych i/lub operator sieci komórkowej,
• informacje o konfiguracji systemu,
• dane geolokalizacyjne.

Dane te dalej nazywamy „Danymi urządzenia".

3.6. Dane dotyczące korzystania z Usług

W związku z korzystaniem z Usług możemy przetwarzać również:

• identyfikator użytkownika,
• rolę użytkownika,
• wykonane działania,
• atrybuty przypisane do tych działań,
• logi błędów.

Dane te dalej nazywamy „Danymi użytkowania".

3.7. Cookies i podobne technologie

Na Stronie wykorzystujemy pliki cookies oraz podobne technologie, aby lepiej rozumieć sposób korzystania ze Strony oraz zapewniać jej prawidłowe działanie. Szczegółowe informacje dotyczące zakresu, celów, podstaw wykorzystywania cookies oraz sposobu zarządzania preferencjami znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

3.8. Źródła danych

Dane osobowe możemy pozyskiwać:

• bezpośrednio od Ciebie,
• od podmiotu, który reprezentujesz lub dla którego pracujesz,
• z publicznie dostępnych źródeł, np. rejestrów przedsiębiorców lub serwisów zawodowych.

Jeżeli nie podasz wymaganych danych, możemy nie być w stanie świadczyć Usług, skontaktować się z Tobą albo zrealizować innych celów opisanych w punkcie 4 niniejszej Polityki.

4 Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. Zakres przetwarzania zależy od celu, w jakim dane zostały zebrane.

4.1. Działania przedumowne, zawarcie umowy, utworzenie konta i demo

Przetwarzamy dane w celu prowadzenia negocjacji przedumownych, komunikacji, zawarcia umowy, utworzenia konta oraz udostępnienia demo.

Kategorie danych: Dane podstawowe, Dane komunikacyjne, Dane marketingowe.

4.2. Wykonywanie umowy i obsługa relacji umownej

Przetwarzamy dane w celu wykonywania umowy i zarządzania relacją z klientem, w tym w szczególności w celu: świadczenia Usług, zarządzania kontem użytkownika, zapewniania wsparcia klienta, monitorowania wykonywania umowy.

4.3. Odpowiadanie na zapytania i kontakt

Przetwarzamy dane w celu obsługi zapytań, próśb i bieżącego kontaktu, w tym udzielania informacji o naszych Usługach.

4.4. Informowanie o aktualizacjach Usług

Możemy przetwarzać dane w celu przesyłania informacji o aktualizacjach Usług, nowych funkcjach oraz innych istotnych zmianach.

Kategorie danych: Dane podstawowe.

4.5. Marketing bezpośredni

Możemy przetwarzać dane w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego dotyczącego naszych Usług, funkcji, ofert, promocji, aktualności i wydarzeń.

Możemy także przekazywać obecnym klientom informacje o innych produktach i usługach, które mogą ich zainteresować, w szczególności gdy są one podobne do usług, z których korzystali wcześniej. W przypadkach, w których obowiązujące przepisy wymagają uzyskania odrębnej zgody na kontakt marketingowy za pośrednictwem określonych kanałów komunikacji elektronicznej, taki kontakt będzie realizowany wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

4.6. Analiza skuteczności działań marketingowych

Możemy przetwarzać dane w celu mierzenia skuteczności narzędzi i działań marketingowych.

4.7. Zapewnienie działania Strony i Usług

Przetwarzamy dane w celu zapewnienia podstawowych funkcji Strony i Usług, administrowania nimi oraz analizy sposobu korzystania ze Strony.

Kategorie danych: Dane logów, Dane urządzenia, Dane użytkowania.

4.8. Bezpieczeństwo, diagnostyka i naprawa błędów

Przetwarzamy dane w celu wykrywania, diagnozowania i usuwania problemów technicznych, a także zapewnienia bezpieczeństwa danych i przeciwdziałania nadużyciom.

4.9. Analiza korzystania z Usług i rozwój funkcjonalności

Przetwarzamy dane w celu: analizy korzystania ze Strony i Usług, ulepszania, rozwijania i optymalizacji działania Strony i Usług, tworzenia nowych funkcji i rozwiązań.

4.10. Kopie zapasowe

Możemy przechowywać dane osobowe w systemach backupowych.

Kategorie danych: wszystkie kategorie danych.

4.11. Obowiązki prawne

Możemy przetwarzać dane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa lub uzasadnionych żądań uprawnionych organów.

4.12. Roszczenia i obrona praw

Możemy przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, zarówno w postępowaniu sądowym, administracyjnym, jak i pozasądowym.

4.13. Sprzedaż, połączenie lub restrukturyzacja działalności

W przypadku planowanej sprzedaży, połączenia, przejęcia lub restrukturyzacji działalności możemy przetwarzać i ujawniać dane w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia takiego procesu.

5 Odbiorcy danych osobowych i przekazywanie danych

Możemy ujawniać dane osobowe odrębnym administratorom, którzy samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania danych, oraz podmiotom przetwarzającym, które działają w naszym imieniu.

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

5.1. Organy publiczne, organy nadzorcze i organy ścigania

Dane mogą być ujawniane w celu wykonania obowiązku prawnego, nakazu sądowego, ochrony naszych praw lub zapobiegania naruszeniom prawa.

5.2. Profesjonalni doradcy

Dane mogą być przekazywane audytorom, doradcom prawnym i innym profesjonalnym doradcom w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności i ochrony naszych praw.

5.3. Dostawcy usług i wykonawcy

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w świadczeniu Usług i utrzymaniu Strony, np. dostawcom usług IT lub marketingowych.

5.4. Resellerzy

Dane mogą być przekazywane resellerom w celu dystrybucji lub dostarczania naszych Usług obecnym i potencjalnym klientom.

5.5. Podmioty z grupy

Dane mogą być przekazywane podmiotom z grupy Fitek w celu korzystania ze wspólnej infrastruktury technicznej oraz wykonywania wewnętrznych czynności administracyjnych.

5.6. Następcy prawni i potencjalni nabywcy

W przypadku transakcji dotyczących naszej działalności dane mogą być ujawniane potencjalnym nabywcom, inwestorom, następcom prawnym oraz ich doradcom.

5.7. Przekazywanie danych poza UE/EOG

Jeżeli korzystamy z usługodawców zlokalizowanych poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosujemy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przepisami prawa, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne właściwe mechanizmy legalizujące transfer danych. Na żądanie możemy przekazać dodatkowe informacje na temat stosowanych zabezpieczeń.

6 Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce lub przez okres wymagany przez przepisy prawa. Co do zasady stosujemy następujące okresy przechowywania:

• Dane pozyskane w związku z formularzem kontaktowym, zapytaniem ofertowym, prośbą o demo lub innym kontaktem przed zawarciem umowy — przez okres do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej dojdzie do zawarcia umowy;
• Dane marketingowe i dane wykorzystywane do komunikacji marketingowej B2B — przez okres do 24 miesięcy od ostatniej istotnej interakcji marketingowej lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec marketingu;
• Dane związane z kontem użytkownika i realizacją umowy — przez okres obowiązywania umowy oraz konta, a następnie przez okres do 6 lat od zakończenia współpracy;
• Dane zawarte w korespondencji biznesowej i dokumentacji obsługi klienta — przez okres do 6 lat od zakończenia relacji biznesowej lub zamknięcia sprawy;
• Dane logów, dane techniczne, dane bezpieczeństwa i logi błędów — co do zasady przez okres do 12 miesięcy;
• Dane przechowywane w kopiach zapasowych — przez okres wynikający z cyklu backupów i polityk bezpieczeństwa, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy;
• Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — przez okres do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń, co do zasady do 6 lat;
• Dane przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych — przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa.

Przy ustalaniu okresu przechowywania bierzemy pod uwagę w szczególności: charakter, zakres i wrażliwość danych, cele przetwarzania, ryzyko związane z nieuprawnionym wykorzystaniem lub ujawnieniem danych, konieczność wykazania zgodności z prawem, potrzebę ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Po ustaniu celu przetwarzania lub upływie wymaganego okresu przechowywania dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest konieczne z uwagi na obowiązki prawne lub ochronę przed roszczeniami. Zanonimizowane informacje mogą być przechowywane bezterminowo.

7 Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

7.1. Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak — uzyskać do nich dostęp oraz otrzymać ich kopię.

7.2. Prawo do sprostowania danych

Masz prawo żądać sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.

7.3. Prawo do sprzeciwu

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego.

7.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

7.5. Prawo do usunięcia danych

Masz prawo żądać usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celu, w którym zostały zebrane, albo gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem.

Jeżeli chcesz usunąć konto użytkownika, np. w związku ze zmianą osoby reprezentującej spółkę, skontaktuj się z nami. Przypiszemy konto nowemu przedstawicielowi i usuniemy Twoje dane zgodnie z obowiązującymi zasadami retencji.

7.6. Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo otrzymać dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz — jeśli jest to technicznie możliwe — zażądać ich przekazania innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany i opiera się na zgodzie lub umowie.

7.7. Prawo do wycofania zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, masz prawo wycofać ją w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7.8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy prawa, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

Możesz również skontaktować się z organem nadzorczym właściwym w innym państwie członkowskim, w szczególności w państwie Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy albo miejsca domniemanego naruszenia.

8 Linki do innych stron internetowych

Strona może zawierać linki do zewnętrznych serwisów internetowych, które nie są przez nas obsługiwane. Niniejsza Polityka nie ma zastosowania do przetwarzania danych prowadzonego przez takie podmioty trzecie.

Nie ponosimy odpowiedzialności za treści, zasady działania ani praktyki prywatności stosowane przez te strony. Zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności publikowanymi przez operatorów odwiedzanych serwisów.

9 Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może być okresowo aktualizowana, aby odzwierciedlać zmiany w sposobie przetwarzania danych osobowych lub zmiany przepisów prawa. Najnowsza wersja Polityki będzie publikowana na tej stronie.

Zalecamy regularne sprawdzanie treści Polityki, w szczególności przed przekazaniem nam nowych danych osobowych.