Czy Państwa firma otrzymuje faktury w różnych formatach – papierowych, PDF oraz w formie elektronicznej? Czy proces zatwierdzania nadal odbywa się za pośrednictwem łańcuchów wiadomości e-mail lub podpisów na dokumentach papierowych? Dowiedzcie się, w jaki sposób firma Elis zautomatyzowała przetwarzanie faktur dostawców dzięki rozwiązaniu Fitek, sprawiając, że procesy finansowe stały się szybsze, wydajniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu.

Elis Textile Service jest jednym z wiodących europejskich dostawców usług wynajmu i konserwacji tekstyliów, rozwiązań higienicznych, odzieży roboczej, mat wejściowych, ręczników przemysłowych oraz usług zwalczania szkodników. Firma wykorzystuje system Excellent Standard ERP w połączeniu z rozwiązaniem Fitek do automatyzacji procesów księgowych.

Co zautomatyzowała firma Elis?

Kontroler finansowy na region krajów bałtyckich, Ojārs Dāvis Zondaks, podkreśla trzy kluczowe korzyści wynikające z korzystania z Fitek.

1. Jedna platforma dla wszystkich faktur

Firma Elis otrzymuje faktury w wielu formatach, w tym w formacie PDF, w formie papierowej oraz jako e-faktury. Obecnie wszystkie są gromadzone, weryfikowane i zatwierdzane na jednej platformie.

„Nie musimy już zastanawiać się, jak oddzielnie odbierać, przetwarzać i kierować faktury w poszczególnych formatach”.

2. Zautomatyzowane procesy zatwierdzania

Przed wdrożeniem Fitek zatwierdzanie faktur wymagało wymiany wiadomości e-mail i podpisów na dokumentach papierowych. Obecnie faktury są automatycznie kierowane w zależności od dostawcy, wartości faktury i innych reguł biznesowych. Po zatwierdzeniu trafiają one automatycznie do kolejnej osoby zatwierdzającej, a przypomnienia pomagają w płynnym przebiegu procesu. Pracownicy mogą również zatwierdzać faktury za pomocą aplikacji mobilnej Fitek.

Według Ojārs’a ta automatyzacja pozwala pracownikom zaoszczędzić znaczną ilość czasu.

3. Zautomatyzowane zapisy księgowe

Wykorzystując wcześniejsze dane księgowe, Fitek automatycznie przypisuje, dzieli i księguje faktury zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi regułami, zanim trafią one do procesu zatwierdzania. Pracownicy nie muszą już poświęcać czasu na powtarzalne, ręczne zadania księgowe.

Złożony przykład: faktury LMT

Faktury LMT, często liczące około 20 stron, były wcześniej jednymi z najbardziej czasochłonnych dokumentów do przetworzenia, ponieważ koszty musiały być przypisywane do poszczególnych pracowników i ośrodków kosztowych.

Obecnie e-faktury LMT są odbierane bezpośrednio w systemie Fitek. Wymagane dane są dostępne w formacie Excel, co ułatwia ich import i eksport, eliminując większość pracy ręcznej zarówno dla działu kadr, jak i księgowości.

Według Ojārs program Excel jest wykorzystywany wyłącznie w przypadku tych faktur, ponieważ zapewnia on najprzejrzystszy przegląd danych. Większość pozostałych procesów przetwarzania faktur jest w pełni zautomatyzowana w systemie Fitek.

Największym wyzwaniem jest pierwszy miesiąc

Wdrożenie automatyzacji jest stosunkowo proste. Największy wysiłek wiąże się z pierwszym miesiącem, kiedy to definiowane są procedury zatwierdzania oraz zasady księgowe.

Po wdrożeniu tych zasad system Fitek automatycznie stosuje dotychczasową logikę księgową do przyszłych faktur. Księgowi po prostu weryfikują sugerowane zapisy przed przekazaniem faktur do systemu ERP i przygotowaniem ich do płatności.

E-fakturowanie pozwala zaoszczędzić czas i zasoby

Ieva Gaile, dyrektor krajowy Fitek na Łotwę, twierdzi, że e-fakturowanie znacznie ogranicza ręczne wprowadzanie danych, digitalizację dokumentów oraz ryzyko błędów.

Praca z ustrukturyzowanymi danymi faktur ułatwia automatyzację, oszczędzając zarówno czas, jak i pieniądze, a jednocześnie zmniejszając potrzebę ręcznej weryfikacji.

W związku z wejściem w życie obowiązku stosowania e-faktur przez łotewskie przedsiębiorstwa w 2028 r. pani Ieva zachęca firmy do rozpoczęcia przygotowań już teraz. Organizacje sektora publicznego, które już korzystają z e-faktur, zmniejszyły koszty digitalizacji dokumentów trzykrotnie, a prywatne przedsiębiorstwa mogą osiągnąć podobne korzyści.

Co może zautomatyzować Fitek?

Fitek centralizuje wszystkie przychodzące dokumenty finansowe, w tym:

• faktury w formacie PDF
• Zeskanowane faktury
• Sfotografowane paragony
• E-faktury
  

Faktury papierowe i w formacie PDF są automatycznie przekształcane w ustrukturyzowane dane elektroniczne, co umożliwia kompleksową automatyzację procesów.

Firmy wykorzystują Fitek do automatyzacji:

• Procesy zatwierdzania faktur
• Zapisy księgowe
• Przetwarzania raportów wydatków
• Zarządzanie
  zamówieniami

Firmy zazwyczaj ograniczają rutynową pracę ręczną księgowych o 70–80%, co pozwala zespołom finansowym skupić się na zadaniach o większej wartości.

Dodatkowe funkcje obejmują:

• Zautomatyzowane zapisy księgowe oparte na z góry określonych regułach.
• Weryfikacja numerów IBAN, która sygnalizuje faktury zawierające numery rachunków bankowych odbiegające od zarejestrowanego rachunku dostawcy.
• FitekAI, które uczy się na podstawie historycznych danych księgowych, aby sugerować trafne zapisy, których dokładność z czasem się poprawia.
• Mobilne zarządzanie wydatkami, umożliwiające pracownikom przesyłanie paragonów i wniosków o zwrot kosztów bezpośrednio z aplikacji mobilnej Fitek.

Zapraszamy do
obejrzenia prezentacji Ievy Gaile i Ojārs Dāvis Zondaks pt. „Automatyzacja, która się opłaca” podczas wydarzenia Excellent Customer Day tutaj.